Linkbuilding voor klanten bijhouden met een één-pagina rapport
Een goed klantrapport beantwoordt drie vragen binnen een minuut: wat heb je gekocht, waar staat het en wat gebeurt er als volgende? Alles daarbuiten is decoratie.
Elke betaalde plaatsing verschijnt in je bestellingen met de status, en die lijst is je bron van waarheid. Wij genereren geen rapport op naam van de klant, dus jij maakt de template één keer aan, in Google Sheets, Looker Studio of je eigen tool, en vult deze elke maand in.
Wat je per plaatsing moet loggen
| Kolom | Bron | Waarom het er toe doet |
|---|---|---|
| Live URL en datum | Je bestellingenlijst | Leveringsbewijs, en het eerste waar een klant om vraagt |
| Doel-URL en anchor text | Je brief | Toont aan dat de link naar de juiste plek wijst, zoals in de scope was bepaald |
| Donor Domain Rating en verkeer bij aankoop | Marktplaats-rij | Vriest de cijfers in, die in de loop van de tijd veranderen |
| Betaald bedrag | Bestelling | Houd het intern, tenzij het contract anders bepaalt; onze marge tabellen verklaren waarom |
| Geïndexeerd? (ja, nee, onbekend) | Zoekopdracht of Search Console checks | Pagina's die nooit geïndexeerd worden, tellen weinig mee |
| Opmerkingen | Jij | Aanpassingen, afgewezen donors, alles wat opvallend is |
De vijf secties, in volgorde
Begin met een samenvattende regel. Bijvoorbeeld: zes plaatsingen geleverd, allemaal live, twee doel-pagina's. Houd het bij één zin, zodat de klant het kan doorsturen. Zie de scoping template voor hoe die cijfers worden afgesproken.
Daarna volgt de leverings tabel, met één rij per link en de bovenstaande kolommen. Als derde volgt een korte notitie over beweging in de eigen data van de klant, gebaseerd op impressies en clicks in Search Console voor de doel-pagina's, met de data van eventuele Google updates die in die maand vallen.
Als vierde volgt wat je niet hebt gedaan en waarom, zoals een donor die je hebt afgewezen vanwege off-topic content. Klanten waarderen dit meer dan agencies verwachten. Het bewijst dat er iemand heeft nagedacht. Als laatste volgt het plan voor de volgende maand in twee regels.
Weersta de verleiding om een keyword ranking grafiek toe te voegen voor elke term. Rank trackers zijn het met elkaar oneens, en een schommeling in week drie leidt al snel tot een telefoontje.
Een woord over timing. Search Console data loopt een paar dagen achter, en een core update zoals die Google in maart 2024 aankondigde, kan cijfers wekenlang beïnvloeden. Zet de datum van elke update in de bewegingssectie, zodat een slechte maand niet aan jou of aan de links wordt toegeschreven.
Skelet om in je template te plakken
REPORT: [client] / [month]
1. Summary (one sentence)
[N] placements live, [N] pending, target pages: [urls]
2. Delivery table
# | live URL | date | target | anchor | DR | traffic | indexed
3. Movement (client's own data)
Search Console, target pages: clicks [a] -> [b], impressions [c] -> [d]
Google events in the window: [e.g. none / core update date]
4. Not done, and why
[rejected donors, delays, client approvals outstanding]
5. Next month
Planned placements: [N], target pages: [urls], decision needed: [x]
Voordat je verstuurt
- Elke live URL opent en toont de link naar de juiste doel-pagina.
- Anchor text komt overeen met de brief, zonder typefouten.
- Indexeringsstatus is gemarkeerd als ja, nee of onbekend, nooit geraden.
- De cijfers in de samenvatting komen overeen met de tabel.
- De beslissing voor volgende maand, indien van toepassing, is de laatste regel en heeft een deadline.
Vragen over rapportage
- Hoe vaak moet ik een linkbuilding rapport versturen?
- Maandelijks is de gebruikelijke frequentie voor retainer-overeenkomsten, verzonden binnen een week na levering. Stuur een korte leveringsnotitie op de dag dat een batch live gaat, omdat klanten graag vroeg bewijs zien en dit voorkomt dat ze tussendoor mailen voor een statusupdate.
- Moet het rapport tonen wat ik voor elke link heb betaald?
- Alleen als je contract dat voorschrijft. Veel resellers verkopen een managed service en tonen kwaliteitsmetrics, geen unit-kosten. Wat je ook kiest, wees consequent zodat een klant nooit het gevoel heeft dat je de regels hebt veranderd.
- Welke metrics moet ik weglaten?
- Sla oppervlakkige totalen over, zoals een ruw backlink-aantal en een verzonnen trust score. Gebruik levering, indexering en de eigen Search Console data van de klant. Ahrefs en Semrush cijfers kunnen als context worden toegevoegd, gelabeld met het hulpmiddel en de datum.
- Wat als een link verdwijnt?
- Noteer het in het rapport en controleer de plaatsingsstatus in je bestellingen. Plaatsingen zijn bedoeld als permanent, maar websites veranderen. Vertel de klant wat je hebt gevonden en wat je zult doen, in plaats van te hopen dat ze het missen.
Hoe een klant de voortgang volgt zonder gesprek
De meeste klanten willen geen extra gesprekken. Gesprekken kosten ook hun tijd. Ze willen weten of het werk vooruitgang boekt, wat het kost en wat als volgende gebeurt. Een korte schriftelijke status, verzonden op dezelfde dag elke maand, beantwoordt alle drie de vragen voordat iemand ernaar vraagt.
Houd de status op één pagina. Alles wat langer is, wordt overgeslagen, en de ene regel die er toe deed, gaat verloren in de vertaling.
Een statusregel die de klant in een minuut kan lezen
Begin met een enkele regel per plaatsing: de pagina die het ondersteunt, de datum waarop het live ging en de status in je bestellingen. Schrijf het alsof je het aan een collega uitlegt. Eenvoudige woorden zijn hier beter dan jargon, omdat de lezer druk is en toch verantwoordelijk is voor de beslissing.
Stel dat je zes plaatsingen voor een klant beheert. De statusregel voor elke plaatsing neemt minder ruimte in dan een zin in een e-mail, en de klant kan de hele maand in één oogopslag controleren.
Hetzelfde regelformaat elke maand opnieuw gebruiken, zodat de klant leert waar hij moet kijken. Een status die elke keer van vorm verandert, kost meer tijd om te lezen dan het werk dat het beschrijft.
Welke cijfers horen in een linkrapport
Linkrapporten vullen zich vaak met cijfers die indrukwekkend ogen maar niets verklaren. Blijf bij de cijfers die gekoppeld zijn aan het werk: bestelde plaatsingen, live plaatsingen, de donor metrics die je hebt gebruikt om ze te kiezen en de uitgaven. Alles daarbuiten kan in je eigen notities blijven.
Een donor metric is een reden, geen resultaat. Presenteer het als de basis voor de keuze, en zeg dat ook.
Wat je uit het rapport kunt laten
Laat claims over rankings weg, omdat links slechts één input zijn onder velen. Laat screenshots weg die de klant niet zelf kan controleren. Een rapport dat minder belooft en meer documenteert, is in maand vier makkelijker te verdedigen.
Een trage maand uitleggen zonder te raden
Sommige maanden lijken dun. Plaatsingen zijn live, maar de doel-pagina is niet vooruitgegaan, of de bestelling was klein omdat het budget dat was. Het rapport moet dit uitleggen zonder er een mooi verhaaltje van te maken. Eerlijkheid werkt hier beter dan optimisme.
Als je een platte lijn niet kunt uitleggen, schrijf dan op wat je wel en niet weet. Die korte lijst is nuttiger voor een klant dan een zelfverzekerde verhaaltje.
Wanneer de plaatsingen live zijn maar de ranking niet is verplaatst
Links kunnen weken live staan voordat een pagina reageert, en de pagina zelf heeft misschien nog content of technische werkzaamheden nodig. Zeg wat er is gedaan, wanneer het live ging en wat de volgende check is. Laat voorspellingen over de ranking weg, omdat niemand dat betrouwbaar kan timen.
Stel dat een pagina in de eerste week is ondersteund en de klant vraagt in de derde week naar de toppositie. Het eerlijke antwoord is dat het rapport het werk bijhoudt, en de ranking volgt meerdere inputs tegelijk.
Eén gedeelde lijst van doel-pagina's bijhouden
Een lijst van doel-pagina's voorkomt de meeste discussies. Het toont welke URL elke plaatsing ondersteunt, wie de eigenaar van de pagina is en wie deze mag bewerken. Spreek de lijst af voordat de eerste bestelling wordt geplaatst, en verander deze alleen als de klant akkoord gaat.
Een maand uitleggen met minder plaatsingen
Soms daalt het budget en gaan er minder plaatsingen de deur uit. Toon het nieuwe aantal naast het oude, met een regel over waarom. De lezer kan de keuze dan beoordelen zonder aan te nemen dat het werk is gestopt.
Klanten die linkbuilding maand per maand willen bijhouden, geven meestal om dezelfde drie dingen: het aantal, de uitgaven en de status van elke plaatsing. Houd deze zichtbaar in de eerste regels van het rapport, en verplaats de details naar beneden. Houd het zichtbaar. Een lezer die meer wil, kan altijd verder lezen.
Het rapport elke maand opbouwen in vier stappen
- 1
Haal de bestellingenlijst op
Kopieer elke plaatsing uit je bestellingen voor die maand, met de status en de doel-pagina die het ondersteunt.
- 2
Vul de statusregels in
Schrijf één regel per plaatsing, in dezelfde volgorde als de klant vorige maand heeft gezien, zodat veranderingen makkelijk op te merken zijn.
- 3
Voeg de uitgaven toe
Zet het totale betaalde bedrag naast het aantal plaatsingen, en noteer eventuele bijbetalingen voor de volgende maand.
- 4
Schrijf de samenvatting
Vat de maand samen in twee eenvoudige zinnen: wat is er vooruitgegaan en wat is de volgende check. Sla bijvoeglijke naamwoorden over die niet te controleren zijn.
Cijfers presenteren die de klant kan controleren
Een klant die een rapport ontvangt, wil minstens één figuur kunnen controleren zonder hulp. Maak dat makkelijk. Kies cijfers die de controle eenvoudig maken, en label elk cijfer met de bron. Een cijfer met een bron is makkelijker te vertrouwen dan een cijfer dat zomaar komt aanwaaien.
Houd de methode van de ene maand naar de andere identiek. Een verandering in de manier waarop iets wordt geteld, lijkt op een verandering in het werk, zelfs als dat niet zo is.
De bron van elk cijfer benoemen
Zet de bron naast het cijfer, zoals de bestellingenlijst, het analytics hulpmiddel of de donor filter. Geef het datumbereik één keer bovenaan op, en vermeng verschillende bereiken niet in één tabel. Een klant kan het cijfer dan binnen enkele minuten reproduceren.
Zeg dat het aantal live plaatsingen afkomstig is uit de bestellingenlijst. Een klant die hierover twijfelt, kan die lijst openen en de rijen persoonlijk tellen.
De methode veranderen zonder de lezer te verwarren
Soms moet de methode veranderen, bijvoorbeeld wanneer een nieuwe kolom verschijnt of een metric wordt afgeschaft. Noteer de verandering één keer in het rapport, leg het uit in één zin en toon het oude en nieuwe cijfer voor dezelfde maand als dat kan.
Stille veranderingen zorgen voor de meeste problemen. Een lezer die een ander cijfer vindt zonder notitie, neemt aan dat er iets mis is gegaan.
