Theo dõi xây dựng liên kết cho khách hàng với báo cáo một trang

Năm phần theo thứ tự

Bắt đầu bằng một dòng tóm tắt. Ví dụ: sáu vị trí đã được giao, tất cả đều trực tuyến, hai trang đích. Giới hạn trong một câu để khách hàng có thể chuyển tiếp. Xem mẫu xác định phạm vi để biết cách các con số này được thỏa thuận.

Tiếp theo là bảng giao hàng, với một dòng cho mỗi liên kết và các cột ở trên. Phần thứ ba là ghi chú ngắn về sự thay đổi trong dữ liệu của chính khách hàng, lấy từ lượt hiển thị và lượt nhấp trong Search Console cho các trang đích, kèm theo ngày của bất kỳ cập nhật nào của Google trùng với tháng đó.

Phần thứ tư là những gì bạn không làm và lý do, chẳng hạn như một miền nguồn bị từ chối vì nội dung không liên quan. Khách hàng đánh giá cao điều này hơn cả các agency dự đoán. Nó chứng minh rằng có một người đang suy nghĩ. Phần cuối cùng là kế hoạch cho tháng sau trong hai dòng.

Hãy kháng cự lại cám dỗ thêm biểu đồ xếp hạng từ khóa cho mọi thuật ngữ. Các công cụ theo dõi xếp hạng thường không thống nhất với nhau, và một sự sụt giảm vào tuần thứ ba có thể dẫn đến một cuộc gọi giải thích.

Một lời về thời gian. Dữ liệu Search Console bị trễ vài ngày, và một cập nhật lõi như Google đã thông báo vào tháng 3 năm 2024 có thể làm thay đổi con số trong nhiều tuần. Hãy ghi ngày của bất kỳ cập nhật nào vào phần biến động để một tháng kém hiệu quả không bị đổ lỗi cho bạn hoặc cho các liên kết.

Cách khách hàng theo dõi tiến độ mà không cần cuộc gọi

Hầu hết khách hàng không muốn nhiều cuộc gọi hơn. Cuộc gọi cũng tốn thời gian của họ. Họ muốn biết liệu công việc có tiến triển, chi phí là bao nhiêu và chuyện gì sẽ xảy ra tiếp theo. Một bản cập nhật trạng thái ngắn, được gửi vào cùng một ngày mỗi tháng, sẽ trả lời tất cả ba câu hỏi trước khi ai đó hỏi.

Giữ bản cập nhật trạng thái trong một trang. Bất cứ thứ gì dài hơn sẽ bị lướt qua, và dòng quan trọng nhất sẽ bị lãng quên khi đọc xuống.

Một dòng trạng thái mà khách hàng có thể đọc trong một phút

Bắt đầu bằng một dòng duy nhất cho mỗi vị trí: trang mà nó hỗ trợ, ngày nó đi trực tuyến và trạng thái của nó trong đơn hàng của bạn. Viết nó theo cách bạn sẽ giải thích cho một đồng nghiệp. Từ ngữ bình dân thắng jargon ở đây, vì người đọc bận rộn và vẫn chịu trách nhiệm cho quyết định.

Giả sử bạn quản lý sáu vị trí cho một khách hàng. Dòng trạng thái cho mỗi vị trí chiếm ít không gian hơn một câu trong email, và khách hàng có thể kiểm tra toàn bộ tháng chỉ bằng một cái nhìn thoáng qua.

Sử dụng lại cùng một định dạng dòng mỗi tháng, để khách hàng học cách biết nơi cần xem. Một trạng thái thay đổi hình dạng mỗi lần sẽ mất nhiều thời gian hơn để đọc so với công việc mà nó mô tả.

Những con số nào thuộc về báo cáo liên kết

Các báo cáo liên kết thường bị lấp đầy bởi những con số trông ấn tượng nhưng không giải thích được gì. Hãy bám sát những con số gắn liền với công việc: số vị trí đã đặt, số vị trí trực tuyến, các chỉ số miền nguồn bạn đã dùng để chọn chúng và chi tiêu. Mọi thứ khác có thể giữ trong ghi chú của riêng bạn.

Một chỉ số miền nguồn là một lý do, không phải là kết quả. Hãy trình bày nó làm cơ sở cho lựa chọn và nói rõ điều đó.

Những gì nên loại bỏ khỏi báo cáo

Loại bỏ mọi tuyên bố về xếp hạng, vì liên kết chỉ là một đầu vào trong nhiều đầu vào. Loại bỏ các ảnh chụp màn hình mà khách hàng không thể tự kiểm tra. Một báo cáo hứa hẹn ít hơn nhưng ghi lại nhiều hơn sẽ dễ bảo vệ hơn vào tháng thứ tư.

Giải thích một tháng chậm chạp mà không đoán mò

Một số tháng trông khan hiếm. Các vị trí đã trực tuyến, nhưng trang đích chưa di chuyển, hoặc giỏ hàng nhỏ vì ngân sách hạn chế. Báo cáo phải giải thích điều đó mà không tô vẽ. Sự trung thực hoạt động tốt hơn ở đây so với sự lạc quan.

Nếu bạn không thể giải thích một đường thẳng phẳng, hãy ghi lại những gì bạn biết và những gì bạn không biết. Danh sách ngắn đó hữu ích hơn cho khách hàng hơn là một câu chuyện tự tin.

Khi các vị trí trực tuyến nhưng xếp hạng chưa thay đổi

Các liên kết có thể trực tuyến trong nhiều tuần trước khi một trang phản hồi, và bản thân trang đó có thể cần nội dung hoặc công việc kỹ thuật. Hãy nói những gì đã được thực hiện, khi nào nó đi trực tuyến và lần kiểm tra tiếp theo là gì. Loại bỏ mọi dự đoán về xếp hạng, vì không ai có thể dự đoán chính xác thời điểm đó.

Giả sử một trang đã được hỗ trợ trong tuần đầu tiên và khách hàng hỏi về vị trí đầu bảng trong tuần thứ ba. Câu trả lời trung thực là báo cáo theo dõi công việc, và xếp hạng tuân theo nhiều đầu vào cùng một lúc.

Giữ một danh sách chung các trang đích

Một danh sách trang đích ngăn ngừa hầu hết các tranh cãi. Nó cho thấy URL nào được hỗ trợ bởi mỗi vị trí, ai là chủ sở hữu trang và ai có thể chỉnh sửa nó. Thỏa thuận danh sách trước khi đặt đơn hàng đầu tiên và chỉ thay đổi khi khách hàng phê duyệt.

Giải thích một tháng có ít vị trí hơn

Đôi khi ngân sách giảm và ít vị trí hơn được thực hiện. Hãy hiển thị số đếm mới bên cạnh số cũ, với một dòng giải thích lý do. Người đọc sau đó có thể đánh giá lựa chọn mà không giả định công việc đã dừng lại.

Những khách hàng muốn theo dõi xây dựng liên kết từng tháng thường quan tâm đến ba điều tương tự: số lượng, chi tiêu và trạng thái của mỗi vị trí. Hãy giữ những điều đó hiển thị trong những dòng đầu tiên của báo cáo và đẩy chi tiết xuống dưới. Hãy giữ nó hiển thị. Một người đọc muốn nhiều hơn luôn có thể đọc tiếp.

Trình bày các con số mà khách hàng có thể kiểm tra

Một khách hàng nhận được báo cáo muốn kiểm tra ít nhất một con số mà không cần trợ giúp. Hãy làm điều đó dễ dàng. Chọn các con số giúp việc kiểm tra dễ dàng và gắn nhãn mỗi con số với nguồn của nó. Một con số có nguồn dễ tin hơn một con số xuất hiện một cách cô lập.

Giữ phương pháp giống nhau từ tháng này sang tháng khác. Một sự thay đổi trong cách tính một thứ gì đó trông giống như một sự thay đổi trong công việc, ngay cả khi không phải vậy.

Đặt tên cho nguồn của mỗi con số

Đặt nguồn bên cạnh con số, chẳng hạn như danh sách đơn hàng, công cụ phân tích hoặc bộ lọc miền nguồn. Ghi rõ khoảng thời gian một lần ở đầu và tránh trộn các khoảng thời gian trong cùng một bảng. Sau đó, khách hàng có thể tái tạo con số trong vài phút.

Nói rằng số lượng vị trí trực tuyến đến từ danh sách đơn hàng. Một khách hàng nghi ngờ có thể mở danh sách đó và đếm các dòng cá nhân.

Thay đổi phương pháp mà không làm nhầm lẫn người đọc

Đôi khi phương pháp phải thay đổi, ví dụ khi một cột mới xuất hiện hoặc một chỉ số được loại bỏ. Ghi chú sự thay đổi một lần trong báo cáo, giải thích nó trong một câu và hiển thị số cũ và mới cho cùng một tháng nếu bạn có thể.

Những thay đổi thầm lặng gây ra nhiều rắc rối nhất. Một người đọc tìm thấy một con số khác mà không có ghi chú sẽ giả định rằng có điều gì đó đã sai.